Держать документы в порядке очень удобно, особенно когда нагрянула внезапная проверка. Каждый бизнес сталкивается с ситуациями, когда внешний аудит компании превращается для сотрудников в хаос и истерию, а отделы работают на одну единственную задачу – собрать и предоставить требуемые материалы, откладывая текущие вопросы в "долгий ящик". Понятно, что в такие моменты эффективность компании падает, а производительность по основным функциям стремится к нулю.
Решение проблемы лежит не в укомплектовании штата дополнительными единицами для ведения архивного дела (со всеми вытекающими расходами на организацию рабочих мест и заработную плату, которая в сущности не зависит от результатов труда) и не дополнительной нагрузке на бухгалтерию и юристов (особенно если бухгалтер и юрист – это одно лицо). Грамотная организация хранилища электронных образов документов – наиболее верный вариант. Четкая структура такого сервиса, функционирующего в соответствии с бизнес-логикой деятельности компании, позволит выполнить задачу в короткие сроки и с привлечением минимального количества исполнителей. Нельзя забывать и о других важных преимуществах электронного хранилища:
- с электронной копией документа проще работать,
- электронный архив облегчает поиск необходимой информации,
- в электронном архиве нельзя повредить или потерять документ,
- электронный архив дает 100% гарантию, что в чрезвычайных ситуациях информация будет надежно защищена,
- резервирование электронного архива занимает немного времени и обходится намного дешевле, чем резервирование бумажных документов.
Компания «ИРИС» оказывает услуги обработки информации и организации электронного архива как для крупных предприятий, количество документов которых варьируется в пределах 30 тыс. в месяц, так и для небольших организаций. Повышение производительности труда, сокращение издержек на обслуживание оргтехники и расходные материалы, организация единого функционального ресурса для всех подразделений – результаты, о которых говорят наши заказчики. Проекты реализуются с учетом пожеланий клиента: для одних компаний актуален полный аутсортинг, другим требуется организация процесса на собственных мощностях. Какой бы из вариантов не выбрал заказчик, результат будет предсказуемо высоким, а оказание услуг качественным и срок. Возможности системы не ограничены по количеству хранимых документов, бесперебойность процесса и отсутствие простоев обеспечивается за счет использования надежного оборудования, постоянного мониторинга его работы и своевременного технического обслуживания.
